Д. Довіра.

Маю дещо сказати.



(1) Ольга Худецька – мій друг. З усіма наслідками, що звідси випливають для анонімних і не дуже персонажів з хворими фантазіями про паламані кінцівки, завуальованими погрозами, позовами про наклеп, і т.д.

Можете вважати це одночасно і не дуже friendly reminder і декларацією про конфлікт інтересів для сприйняття подальшого тексту.

Щодо закидів у виконанні замовлення, роботі на рсню, будь-яку владу і т.д. скажу вам таке:

Оліна журналістська чесність не раз конфліктувала (і завжди перемагала) і з власними симпатіями, і з "інтересами спільної справи", і тим більше з "усім хорошим проти усього поганого". І іноді навіть мене підбішувала. Тобто не просто ні. А ще на кілька рівнів неможливіше ніж НІ.

(2) Яна Зінкевич – моя рольова модель. Госпітальєри – мій об'єкт заздрості і бажання. Бажання пройти там вишкіл і працювати з ними переслідувало мене весь час з моменту їх створення і до початку повномасштабки.

Госпи – мій уявний шлях на війну без відриву від основних обов'язків.

І потім постійні докори сумління, що так і не зробила це.

Безмежна вдячність за роботу.

Дисклеймери завершили. Тепер по суті.

ЗВІТИ

Базова теза: Витрати будь-яких спільних коштів мають бути прозорими і доступні для перевірки тими хто донатив.

Будь то взводна каса, публічний збір, бюджет ГО чи країни.

Це – частина філософії, на базі якої існує будь-який "спільнокошт". Цеглини, з яких будується довіра.

"Довіра" тут – не абстрактна категорія, а ключовий елемент інфраструктури для системи акумулювання грошей на спільну справу.

Якщо ти береш спільні гроші, – ти має зафіксувати на що ти їх витратив, і повідомити про це донаторів. Форма і періодичність мають бути прийнятними для всіх. І це навіть не лише довіра. Але і спільна участь, усвідомлена причетність до загальної справи.

Звідси випливають правила, які я намагалась впровадити будь-де, де була дотична до збору або витрати спільних коштів починаючи зі стрілецької роти (за що мене вважають дотошною занудою):

1) Відділити приватні кошти від спільних.

Навіть якщо це збір на свою картку – зроби окремий рахунок, окрему банку, окремий конверт, файлик. Окремий чатік де це все збирається. Ну бо як мінімум я сама (або ви всі, ті що скидались) маю знати, що всі гроші, які задонатили – пішли на потреби війську/підрозділу/анонсовану мету.

Плюс в такому випадку можна показати виписку – якщо не публічно, то окремо тим, хто зацікавиться.

2) Витрачаєм на те, на що збирали.

Або запитуєм чи хоч повідомляємо донаторів (своїх бійців, хто скидався грошима) про зміну мети. Зазвичай ніхто не проти. Але це потрібно проговорювати.

3) Мінімальна формальна процедура погодження витрат - чітка потреба, лінк, рахунок, ціна, акцепт, оплата, підтвердження. Подвійний контроль (оплачує не той, хто акцептує = відділити командира від бухгалтера)

Потрібний не лише для контролю і подальшої звітності, але і як запобіжник від шахрайства, кидалова.

4) Фіксуємо на що витрачаємо гроші: рахунок, платіжка в чатік, якщо немає рахунку – лінк на те що купили, кому заплатили, номенклатура, ціну текстом, якщо витрати неможливо підтвердити чеком, квитанцією.

А краще звісно не лише скрін в чатік, чек в файлік, але ще й і інфу в ексель табличку

Це дає можливість потім підготувати звітність, а там де небезпечна чи неможлива публічна звітність, зібрати дані і відзвітувати на конкретний запит непублічно. Наприклад – так я збирала докази банку, про те що і збір і витрати з конкнетного рахунку – на військо.

Далі в ідеалі робимо красивий звіт – за кожний збір, чи за період з фоточками чи діаграмами. і публікуємо його там де збирали гроші. Щоб позакривати донаторам гештальти і підтримати рівень довіри на належному рівні.

В реальності звісно все складніше. Навіть на рівні зборів на маленький підрозділ. Не завжди ок навіть публічно озвучувати на що і кому збираєш. Особливо якщо це не щось загально застосовне і універсальне. А тим більше публікувати фото і чеки. Публічність і точність часто конкурує з безпекою.

Власне часто тому і не відкриваю збір, бо нема як пояснити навіщо потрібні гроші.

Плюс будь-яка звітність – це час. Досить багато часу. Навіть звести два різних рахунки (бо комусь зручно донатити на приват, а комусь на моно) – вже задача. А робити це систематично – ммм...

І тут оптимізація витрат часто грає злий жарт, бо кратно ускладнює облік і збільшує час на підготовку звітності.

Для порівняння – облік і звітність по зборах (коли вони є) часто забирає в мене більше часу, ніж раніше підготовка ФОПівської звітності. При цьому навіть звітність ФОП я віддавала бухгалтеру..., ну бо це не моє, м'яко кажучи... а тут якби ніяк. І це я ще не роблю ніяких красивих звітів. просто підбиваю для себе донати – витрати, мінімально комунікую це під постом і зберігаю (намагаюсь) чеки, скріни, записи там де це можливо. Окремий біль – збір на поточку. Ремонти авто, дронів, витратні матеріали, оплата старлінків. Зазвичай намагались ці витрати закривати зі свої взводних. ну бо тут багато дрібних витрат, часто без чеків.

І, повторюю, це я все про мінімальний рівень підрозділу, це дуже і дуже далеко до обсягу роботи навіть маленького фонду.

АЛЕ. ЦІ всі складності, незручності і додаткова робота – ідуть в комлекті з грошима громади. Ну тобто діяльність з акумуляції грошей на суспільно важливі справи, на війну – передбачає відпочатку цей головняк з обліком і звітуванням. ЦЕ не щось таке, що з'являється раптово на чиєсь замовлення чи на радість ворогів. Це альфа і омега збору коштів, вони ідуть в комплексі. І неможливо успішно збирати і ефективно витрачати спільні кошти якщо не вести облік і не робити звітність – рутинно, регулярно, по запиту, завжди.

Окремий момент – внутрішній облік і системи звітності потрібні не лише назовні, не лише донаторам – це також і запобіжник проти внутрішніх зловживань.

Респект всім хто це розуміє і робить.

І тим хто спонукає це зрозуміти і робити – теж респект

А тим хто не любить цю частину роботи так як я, і поступово проходить стадію заперечення, гніву і відчаю – підтримка.

*Цей текст був вперше опублікований в мене на сторінці в фейсбуці.

Але фб його забанив з невідомих причин (офіційно – мова ненависті). Тепер він тут.

Блог автора – матеріал, який відображає винятково точку зору автора. Текст блогу не претендує на об'єктивність та всебічність висвітлення теми, яка у ньому піднімається. Редакція "Української правди" не відповідає за достовірність та тлумачення наведеної інформації і виконує винятково роль носія. Точка зору редакції УП може не збігатися з точкою зору автора блогу.