Яких помилок уникати малому та середньому бізнесу для попередження шахрайства та корупції? 5 порад від AZONES
Для більшості малих і середніх підприємств закон не встановлює обов'язку мати окрему антикорупційну програму або комплаєнс-підрозділ. Але це не означає, що в такого бізнесу немає корупційних та шахрайських ризиків.
Малий та середній бізнес (МСБ) взаємодіє з державними органами, бере участь у закупівлях, отримує дозволи, працює з посередниками, здійснює платежі та передає працівникам доступ до коштів і документів. Усі ці процеси можуть створювати можливості для корупції, внутрішнього шахрайства та зловживань.
Показовий приклад – справа головної бухгалтерки, яка протягом трьох років оплачувала власні кредити з рахунків роботодавця. Вона мала доступ до клієнт-банку та електронного підпису керівника і здійснила понад сто незаконних переказів на загальну суму майже 1,3 млн грн. Порушення виявили лише під час аудиторської перевірки.
В іншому випадку працівниця торговельної компанії привласнила 1,2 млн грн через фіктивну інкасацію. Вона оформила видаткові касові ордери нібито для передачі готівки до банку, хоча фактично кошти не інкасувалися. Судова практика також знає багато випадків змови менеджерів компанії з постачальниками з метою завищення цін та подальшого отримання "відкатів".
Антикорупційні та антифрод-механізми потрібні МСБ не лише для виконання формальних вимог закону. Їхнє основне завдання – захищати кошти, майно, репутацію та безперервність роботи компанії. Тому малому та середньому бізнесу потрібні запобіжники від зловживань, шахрайства та корупції всередині компанії.
Ми обрали п'ять ключових типових помилок, яких варто уникати під час створення таких систем.
1. Обмежуватися кодексом поведінки або формальною антикорупційною політикою
Затвердженого документа про антикорупційну програму недостатньо. Якщо компанія не визначила, хто перевіряє платежі, як погоджуються ризикові договори, кому повідомляти про підозрілу поведінку та як проводити внутрішню перевірку, політика залишається декларацією.
Система має містити конкретні правила і контролі, які застосовуються у щоденній роботі, зокрема, порядки щодо погодження платежів, перевірки контрагентів, правила щодо подарунків і конфлікту інтересів, канал повідомлень про порушення та процедуру реагування на порушення.
Помилково також вважати, що працівники самі знають, як діяти у ризикових ситуаціях. Вони повинні розуміти, як реагувати на вимогу неправомірної вигоди, що робити у випадку конфлікту інтересів, коли повідомляти про порушення та до кого звертатися за консультацією.
Для МСБ не обов'язково проводити складні й дорогі навчальні програми. Достатньо коротких регулярних навчань, практичних інструкцій та обговорення типових ситуацій, з якими працівники можуть зіткнутися у своїй роботі.
2. Покладати всю відповідальність на одну особу
Власник або директор не повинен виходити з того, що бухгалтер, фінансовий директор чи інший ключовий працівник автоматично забезпечить належний контроль.
Коли одна людина формує платіж, погоджує його, має доступ до клієнт-банку й електронного підпису та самостійно відображає операцію в обліку, вона фактично контролює сама себе.
Навіть у невеликій компанії критичні операції мають передбачати розподіл повноважень, подвійне погодження платежів і періодичну незалежну перевірку.
3. Копіювати чужі програми та політики
Антикорупційна система має відповідати реальній діяльності конкретного підприємства.
По-перше, її обсяг і складність мають відповідати діяльності компанії, її структурі, сектору економіки, географії, способам продажу та використанню посередників. Невеликій компанії не потрібні десятки політик і складний апарат, але потрібна повна за функціями система: оцінка ризиків, конкретні правила поведінки, перевірка ризикових партнерів, канал повідомлень, внутрішні та бухгалтерські контролі, реагування на порушення.
По-друге, корупційні ризики у компаніях можуть серйозно відрізнятися. Ризики будівельного підрядника не є такими самими, як ризики торговельної, виробничої чи консалтингової компанії. Для однієї компанії основними можуть бути закупівлі та робота з готівкою, для іншої – взаємодія з державними органами, отримання дозволів, митне оформлення або використання посередників.
Тому система повинна починатися з аналізу власних бізнес-процесів, а не з копіювання чужих документів.
4. Вважати, що систему достатньо створити один раз
Антикорупційна система не може бути статичним набором документів. Це живий механізм, який має регулярно реагувати на нові ризики, загрози та зміни у діяльності компанії.
Компанія може вийти на новий ринок, почати працювати з державними замовниками, залучити нових агентів або дистриб'юторів, змінити порядок закупівель, відкрити новий напрям діяльності чи суттєво збільшити обсяг операцій. Кожна така зміна може створити ризики, яких раніше не існувало.
Тому оцінку ризиків, внутрішні правила та контролі потрібно регулярно переглядати й оновлювати. Підставою для цього мають бути не лише планові перевірки, а й конкретні події: виявлене порушення, скарга працівника, зміна контрагента, новий вид діяльності, зміни законодавства або поява нових схем шахрайства.
Система, яка не змінюється разом із бізнесом, поступово перестає відповідати його реальним ризикам.
5. Намагатися створити усю систему самостійно
Для МСБ ефективна система не повинна бути складною чи дорогою. Вона має бути пропорційною ризикам компанії, зрозумілою працівникам, регулярно оновлюватися та реально застосовуватися у щоденній діяльності.
Очевидно, що МСБ не завжди має окремі юридичні, комплаєнс-, аудиторські та безпекові підрозділи. Але це не означає, що компанія повинна відмовитися від системи контролю або створювати її лише силами директора і бухгалтера.
Окремі функції можна і варто передавати зовнішнім фахівцям: оцінку ризиків, перевірку контрагентів, розроблення процедур, роботу каналу повідомлень або проведення внутрішніх розслідувань.
Зовнішніх спеціалістів доцільно також залучати до перевірки ефективності вже створеної системи. Незалежна оцінка дозволяє встановити, чи реально виконуються правила, чи працюють процедури погодження платежів, чи проводяться перевірки контрагентів, чи використовується канал повідомлень і чи усуваються виявлені порушення.
Така перевірка допомагає побачити слабкі місця, які керівництво або працівники компанії можуть не помічати у щоденній роботі.
Блог автора – матеріал, який відображає винятково точку зору автора. Текст блогу не претендує на об'єктивність та всебічність висвітлення теми, яка у ньому піднімається. Редакція "Української правди" не відповідає за достовірність та тлумачення наведеної інформації і виконує винятково роль носія. Точка зору редакції УП може не збігатися з точкою зору автора блогу.
